Senin, 26 Mei 2014
PPG 2018 UNS III
M6 KB1
Jelaskan
bagaiaman cara kerja Teknologi Perkantoran dalam Virtual Office (Kantor
Maya) dan apa dampak otomatisasi kantor terhadap pegawai kantor
Jawaban :
1.
Cara
kerja teknologi perkantoran dalam virtual office
TEKNOLOGI PERKANTORAN DALAM VIRTUAL OFFICE
(KANTOR MAYA)
A. Pengertian Virtual Office
Kantor virtual merupakan kombinasi dari
off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna
untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme
bisnis. Kantor virtual (virtual office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan
dilokasi geografis manapun tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan
melalui sejenis komunikasi elektronik. Kantor Virtual atau Virtual Office
adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, di mana
seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk
melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik"
lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran
dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor
virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di
manapun dengan menggunakan teknologi
komputer seperti PC, laptop, ponsel dan
akses internet. Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah
membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan
kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan
di manapun saat itu pegawai berada. Istilah yang diberikan untuk kemampuan ini adalah
kantor maya, yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi
geografis manapun selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap
perusahaan melalui komunikasi elektronik.
B. Tahap-tahap penerapan otomatisasi
kantor
Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor,
sebagai berikut :
1.
Tradisional, penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan
meningkatkan produktivitas. Terfokus pada
penggunaan word processing, fax, telepon, dan
lain- lain.
2.
Transisional, ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik
serta dibangunnya aplikasi untuk
keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.
Contoh : Materi 3. Teknologi Perkantoran
Virtual Office Page 2 pembuatan
database(Oracle, General Ledger(informasi keuangan), EAS (system approval
elektronik, dan lain-lain).
3. Transformasional, merupakan konvergensi
telekomunikasi (ICT). Contoh : Teleconference, dan
lain-lain.
C. Cara Menerapkan Virtual Office
Beberapa strategi yang dapat dilakukan
untuk menerapkan kantor maya
adalah sebagai berikut :
1. Menyediakan sumber daya komputer.
2. Menyediakan sarana akses ke sumber daya
informasi.
3. Menyediakan perlengkapan nonkomputer.
4. Menyiapkan sarana telepon yang dapat
di-forward(dialihkan).
5. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan
konferensi.
6. Membuat jadwal pertemuan reguler.
7. Melaksanakan urut-urutan pekerjaan
secara teratur.
D. Dampak Virtual Office bagi karyawan
kantor
1. Lebih Fleksibel
Bekerja secara online akan membuat kita
lebih fleksibel dalam menentukan
waktu kerja. Kita bisa bekerja pagi maupun
malam hari tergantung dari
kesanggupan kita. Karena dengan bekerja online
kita tidak akan terikat
oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja
pada perusahaan yang harus
datang pagi dan pulang pada sore hari.
2. Hemat Biaya
Memiliki kantor secara virtual tidak
seperti kita memiliki kantor yan
Materi 3. Teknologi Perkantoran Virtual
Office Page 3
pekerjaan freelance. Bahkan pekerjaan
tersebut bisa kita dapatkan hanya
dengan duduk santai dikamar.
4. Penghasilan Tidak Terbatas
Jika kita serius menjalankan pekerjaan
secara online, maka penghasilan
bisa menjadi tidak terbatas. Bekerja
online bisa membuat kita bisa
mendapatkan pemasaran sebanyak-banyaknya
dan honor yang dibayarkan
sesuai dengan pekerjaan yang kita
kerjakan.
5. Banyak mempunyai waktu luang dengan
keluarga
Bekerja secara online membuat kita
mempunyai waktu dengan keluarga
lebih banya, karena kita bisa bekerja dari
rumah dimana setiap saat kita
bisa ketemu dengan keluarga,sehingga
hubungan dengan keluarga pun
menjadi lebih harmonis.
E. Keuntungan Kantor Maya
Kantor maya mengatasi kendala fisik dari
tempat kerja sehingga
menghasilkan beberapa keuntungan, sebagai
berikut:
1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan
tidak harus memiliki kapasitas
kantoryang besar, karena sebagian pegawai
bekerja di tempat lain,
sehinggamengurangi biaya sewa dan
perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan, dari pada
menyediakan peralatan kantor
bagi tiappegawai, dengan telecommuter
dapat berbagi peralatan seperti
halnya parapeserta dalam suatau LAN saling
berbagi sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal, karena
telecommuter harus terus terinformasi
danmendapat perintah spesifik, jaringan
komunikasi mendapat lebih
banyak perhatiandaripada biasanya.
4. Beberapa anggota tim virtual tidak
perlu datang ke tempat kerja,
5. Memungkinkan perusahaan mendapatkan
karyawan yang berbakat tanpa
batasan geografis. Geografis memanglah
bukan kendala dalam virtual
office ini.
6. Pekerja menjadi lebih fleksibel.
Karyawan hanya duduk dan saling
berkomunikasi di waktu yang sama, meskipun
tanpa tatap muka.
Materi 3. Teknologi Perkantoran Virtual
Office Page 4
F. Kerugian Kantor Maya
Jika perusahaan berkomitmen pada strategi
kantor maya, perusahaan itu
melakukannya dengan menyadari bahwa
sebagian terdapat dampak
negatifnya, antara lain:
1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak
kontak langsung dengan rekannya
setiap hari, mereka kehilangan perasaan
menjadi bagian penting dari suatu
organisasi.
2. Takut kehilangan pekerjaan, karena
pekerjaan pegawai dilakukan terlepas
darioperasi perusahaan, pegawai mudah
menganggap bahwa mereka
dapat dibuangsewaktu-waktu.
3. Semangat kerja yang rendah, sejumlah
fakor dapat menyebabkan
rendahnya semangat kerja pegawai.
4. Kesulitan dalam mengelola kinerja tim.
Karena tidak adanya tatap muka,
jadi pembentukkan susunan kinerja juga
menjadi kendala. Termasuk dalam
pengeleloaannya.
5. Kesalahah pahaman dalam komunikasi.
Komunikasi yang tidak adanya
interaksi sosial, juga dapat menjadikan
sebuah masalah bagaimana
menyikapi terhadap sesuatu. Terjadi
perbedaan sudut pandang, jadi wajar
saja jika dalam organisasi maya ini
terjadi salah paham.
6. Bekerja pada sebuah proyek melalui
virtual workspace menyebabkan
kurangnya visibilitas proyek.
7. Kesulitan menghubungi anggotan lain (
pesan instan). Pesan yang di
sampaikan selalu berbau instan dan jarang
untuk bertatap muka.
8. Perbedaan zona waktu. Perbedaan waktu
juga harus di perhatikan dalam
organisasi maya ini geografi memang tidak
masalah, tapi dari segi waktu
harus diperhatikan.
Langganan:
Postingan (Atom)